До 6 червня дані з паперових трудових книжок мають бути перенесенні на вебпортал ПФУ шляхом оцифрування чи сканування. Нагадаємо, перехід на електронні трудові книжки передбачаний Законом України «Про внесення змін до деяких законодавчих актів України щодо обліку трудової діяльності працівника в електронній формі». У зв'язку з цим виникає багато питань, на які ми знайшли відповіді. 

Чи можна відсканувати ксерокопію трудової книжки
 

Ні, сканкопії виготовляються в кольоровому форматі з оригіналів трудової книжки та документів про стаж.

Чи можна подавати сканкопію одним файлом? Чи потрібно  кожну сторінку окремо?
 

Можна як одним файлом, так і кожну сторінку окремо.

Якщо подаєте одним файлом, то стежте, щоб його розмір не перевищував 1 Мб. В разі чого скористайтеся редакторами для зменшення розміру файлу (наприклад, Paint, PDF24 Creator тощо). Але стежте, щоб якість зображення залишалася читабельною.

Якщо «стискання» не спрацює, відскануйте кожен розворот як окремий файл.

Чи потрібно сканувати порожні сторінки та записи про нагороди?

Так. Скановані копії мають містити всі сторінки трудової книжки, до яких внесено записи.Тож, скануєте всі заповнені сторінки, в тому числі записи про нагороди.

Чи зобов’язаний роботодавець передавати скани трудових книжок працівників до ПФУ
 

Роботодавець може, але не зобов’язаний сканувати чи оцифровувати паперові трудові книжки працівників.

Відомості про трудову діяльність працівника подаються через вебпортал електронних послуг ПФУ працівником, страхувальником або представником страхувальника.

Таким чином роботодавець є одним з суб’єктів, хто може відсканувати чи оцифрувати трудову книжку. Прямого ж обов’язку для роботодавця не встановлено.

Важливо також зазначити, що ФОП не зберігає трудові книжки працівників, тому й оцифрувати/відсканувати та залити їх на портал ПФУ може тільки на прохання працівника.

Як працівнику самостійно подати скани трудової книжки через особистий кабінет ПФУ
 

Якщо ви вирішите самостійно подати сканкопії своєї трудової книжки на вебпортал, то ось інструкція.

• Увійдіть до особистого кабінету на вебпорталі за допомогою кваліфікованого електронного підпису.
   
• Оберіть у розділі «Комунікації з ПФУ», що знаходиться у лівому боковому меню, вкладку «Відомості про трудові відносини».
   
• Заповніть загальні дані та надайте згоду на обробку персональних даних (для цього просто треба поставити відповідну позначку).
   
• Завантажте кольорові скан-копії сторінок трудової книжки.
   
• Підпишіть електронним підписом та натисніть «Відправити до ПФУ». Результат опрацювання заяви можна переглянути у вкладці «Мої звернення».
   

Як перевірити, чи вже оцифровано вашу трудову книжку на вебпорталі ПФУ

Так, ви як працівник можете самостийно перевірити.

Потрібно увійти в особистий кабінет, авторизувавшись одним зі зручних способів.

Інформація про трудову діяльність зберігається в розділі «Електронна трудова книжка». Для ознайомлення із записами трудової книжки в цьому розділі потрібно обрати вкладку «Дані ЕТК».

У закладці «Відцифрована ЕТК» розміщено дані за результатами оцифрування відомостей про трудові відносини відповідно до наданої сканованої трудової книжки.

У закладці «Скан-копії трудової книжки» розміщені сканкопії паперової трудової книжки (надані застрахованою особою чи страхувальником).

Кому першочергово потрібно оцифрувати паперові трудові книжки?
 

Відсканувати чи оцифрувати паперові трудові книжки треба до 10.06.2026.

Водночас першочергово подаються та опрацьовуються відомості про трудову діяльність осіб:

• яким до настання права на пенсію за віком залишилося 2 і менше років;
• за період до 01 липня 2000 року.

Як за відсутності трудової книжки можна підтвердити стаж?
 

У випадку втрати документів або закриття підприємства слід звертатися до архівних установ чи спеціальних комісій при Пенсійному фонді. Завчасна перевірка стажу дозволяє уникнути проблем із призначенням пенсії та вчасно зібрати необхідні підтвердження.

Якщо трудова книжка втрачена або містить помилки, підтвердити стаж допоможуть альтернативні документи.

До основних документів, які можуть підтвердити стаж, належать: довідки з місця роботи, виписки з наказів про прийняття чи звільнення, особові рахунки працівників, відомості про нарахування зарплати, трудові договори, архівні довідки, а також характеристики та інші кадрові документи.

Якщо підприємство вже ліквідоване, варто шукати документи у державних або галузевих архівах. У разі відсутності доступу до них — наприклад, через війну чи окупацію — можна звернутися до спеціальних комісій при Пенсійному фонді.

Окремо регулюється підтвердження пільгового стажу для працівників шкідливих і важких професій (Списки №1 і №2). У таких випадках враховуються виключно документальні докази, без свідчень. Якщо підприємство ліквідоване, рішення також приймають спеціальні комісії на основі архівних даних.

Що буде, якщо не встигнути до 10 червня 2026 року
 

Якщо сканування не проведено вчасно, трудовий стаж не анулюється. Однак у разі подання документів для призначення пенсії процес може затягнутися: Пенсійний фонд вимагатиме додаткові підтвердження із архівів чи підприємств.

При підготовці матеріалу викорістані дані сайту Kadroland та Судово-юридичної газети.